Informativa Privacy

Versione pubblicata: 1.1

HUB GESTIONALI INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Ai sensi degli articoli 12, 13 e, quando pertinente, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 Versione 1.1 Decorrenza: dalla data di effettiva pubblicazione nel portale 1. IDENTITÀ E CONTATTI DEL TITOLARE Per i trattamenti di cui determina autonomamente finalità e mezzi, il titolare del trattamento è Nicolas Pietrandrea, persona fisica e gestore del progetto software indipendente Hub Gestionali. Contatti per privacy, esercizio dei diritti e comunicazioni: helpdesk@hubgestionali.it. Un eventuale recapito postale per comunicazioni formali sarà reso disponibile secondo la configurazione e la modalità di contatto effettivamente adottate. 2. AMBITO E DISTINZIONE DEI RUOLI La presente informativa riguarda il trattamento svolto dal titolare per accesso al portale, gestione dei propri account e autorizzazioni, sicurezza, comunicazioni operative e richieste di assistenza. Se un'organizzazione usa i moduli per finalità proprie riguardanti dipendenti, collaboratori, clienti o altri interessati, l'organizzazione può essere titolare per tali trattamenti e deve fornire le proprie informative. Il gestore può agire come responsabile del trattamento per conto dell'organizzazione, nei limiti di un accordo conforme all'articolo 28 GDPR, quando applicabile. I ruoli sono determinati concretamente, non solo dal nome dei contratti. 3. ORIGINE E CATEGORIE DI DATI I dati possono essere forniti dall'interessato durante l'accesso o l'utilizzo delle funzioni; per account autorizzati da un'organizzazione, possono essere trasmessi dal relativo amministratore. Secondo le funzioni concretamente attive sono trattati: nome e cognome, email, identificativo account, organizzazione, ruolo e autorizzazioni; informazioni necessarie all'autenticazione e alla gestione delle sessioni; indirizzi IP, data e ora, eventi di accesso e log tecnici utili a diagnosi e sicurezza; contenuti volontariamente inviati al supporto e comunicazioni relative al servizio. Dati e credenziali devono essere trattati in modalità coerenti con le misure di sicurezza effettivamente adottate. Nella fase sperimentale i moduli non sono destinati alla raccolta di dati personali reali di terzi senza preventiva autorizzazione. 4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE A) Creazione e gestione degli account e delle funzioni richieste: esecuzione delle condizioni di utilizzo con l'interessato, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR, quando pertinente; in altri casi gestione degli account autorizzati dall'organizzazione sulla base di un legittimo interesse valutato secondo la lettera f). B) Sicurezza degli accessi, tutela dell'infrastruttura e prevenzione di abusi: legittimo interesse alla sicurezza del servizio e dei relativi utenti, ai sensi della lettera f), quando appropriato e previo bilanciamento; obbligo di legge ai sensi della lettera c), ove esistente. C) Assistenza e riscontro alle richieste: esecuzione del rapporto con l'interessato o legittimo interesse alla corretta gestione delle richieste, secondo il caso. D) Adempimenti normativi e richieste legittime delle autorità: obbligo di legge, ai sensi della lettera c), quando applicabile. Non si presume un consenso generale dell'utente a tutti i trattamenti. Eventuali trattamenti ulteriori, inclusi marketing o profilazione, richiederanno informazioni e una base giuridica specifiche prima della loro attivazione. 5. NATURA DEL CONFERIMENTO I dati necessari a creare un account, attribuire autorizzazioni e garantire la sicurezza sono richiesti per fruire delle corrispondenti funzioni; il mancato conferimento può impedirne l'attivazione. Eventuali dati facoltativi sono indicati come tali al momento della raccolta. 6. DESTINATARI, PERSONE AUTORIZZATE E FORNITORI I dati possono essere trattati dal gestore e dalle persone autorizzate nei limiti di necessità. Per gli account collegati a organizzazioni, alcuni dati possono essere visibili ai rispettivi amministratori secondo ruolo e permessi. Possono inoltre essere coinvolti fornitori necessari a infrastruttura, connettività, posta elettronica, backup, sicurezza o assistenza, nei limiti dei servizi effettivamente utilizzati e con gli accordi richiesti dalla legge. Non è prevista la vendita dei dati personali. 7. UBICAZIONE, ACCESSI E TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI I luoghi di conservazione e accesso comprendono l'infrastruttura del servizio e gli eventuali sistemi di backup, posta e supporto. L'eventuale accesso da Paesi esterni allo Spazio economico europeo o il trasferimento di dati verso tali Paesi è soggetto alle condizioni del capo V GDPR e, se applicabile, a garanzie adeguate e alle informazioni previste dagli articoli 13 e 14. 8. SICUREZZA DEL TRATTAMENTO Il titolare deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi ai sensi dell'articolo 32 GDPR, comprendenti, secondo la configurazione effettiva, controlli degli accessi, tutela delle credenziali, protezione delle comunicazioni, segregazione delle organizzazioni, gestione delle vulnerabilità e dei backup, tracciamento degli eventi rilevanti e risposta agli incidenti. La presenza e l'efficacia delle misure non vengono dichiarate come certificate mediante la sola pubblicazione di questo documento. 9. CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE I dati sono conservati non oltre il periodo necessario alle specifiche finalità, fermo restando quanto imposto dalla normativa e l'eventuale necessità di tutela di diritti in controversie concretamente sorte. Per ciascuna categoria devono essere applicati periodi o criteri determinabili e coerenti con la configurazione effettiva. DATI TECNICI DA VALIDARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: durata e criteri per (a) account dopo disattivazione o cancellazione, (b) eventi di accesso e log di sicurezza, (c) richieste di assistenza, (d) copie di backup e sovrascrittura. Per i dati aziendali trattati quale responsabile valgono anche le istruzioni documentate della rispettiva organizzazione. 10. COOKIE, SESSIONI E STORAGE DEL BROWSER Il portale può utilizzare strumenti tecnici strettamente necessari all'autenticazione, alla sicurezza e all'erogazione delle funzioni richieste; per questi, se effettivamente tecnici, non occorre consenso preventivo, ma resta l'obbligo di informazione. Eventuali cookie o altri strumenti di tracciamento non tecnici richiedono gli adempimenti applicabili, compreso il consenso quando previsto. DATI TECNICI DA VALIDARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: elenco effettivo dei cookie e degli altri identificatori o storage utilizzati, con nome, titolare/fornitore, finalità e durata; verifica dell'eventuale presenza di strumenti non tecnici. 11. DIRITTI DEGLI INTERESSATI Nei casi previsti dal GDPR l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Quando un trattamento si fonda sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Le richieste relative ai trattamenti di titolarità di Nicolas Pietrandrea possono essere inviate a helpdesk@hubgestionali.it. Il riscontro è fornito generalmente entro un mese, salve le proroghe consentite dalla normativa. Per dati il cui titolare sia un'organizzazione, il riferimento ordinario è l'organizzazione stessa, con eventuale collaborazione del gestore nei limiti dell'accordo applicabile. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) e di ricorrere agli altri rimedi di legge. 12. MINORI, CATEGORIE PARTICOLARI E DECISIONI AUTOMATIZZATE Il servizio sperimentale non è destinato alla raccolta di dati particolari, giudiziari o di minori nei moduli aziendali, salvo specifica abilitazione e verifica normativa. Eventuali processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi richiederebbero le garanzie e le informazioni previste dall'articolo 22 GDPR. DA VALIDARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: confermare che non siano presenti processi decisionali automatizzati rilevanti ai sensi dell'articolo 22. 13. AGGIORNAMENTI La presente informativa è resa accessibile nel portale e verrà aggiornata quando cambieranno i trattamenti o le informazioni necessarie. Per nuove finalità si forniranno le informazioni e, quando richiesto, saranno acquisiti gli eventuali consensi prima dell'avvio dei relativi trattamenti. Titolare del trattamento: Nicolas Pietrandrea Contatto privacy: helpdesk@hubgestionali.it Fine dell'Informativa Privacy, versione 1.1.